Husk at have fokus på gode rutiner

Føler du dig overanstrengt og uproduktiv på jobbet på samme tid? Du arbejder måske oven i købet over i hverdagene og har tendens til lige at tage på arbejde et par timer i weekenden?

Pointen er at få nogle nye vaner og slippe af med de gamle. Det kræver kort fortalt tre ting: Organisering af arbejdspladsen, planlægning af arbejdsopgaverne og vilje til at blive lige så god til at gøre tingene straks, de dukker op, som til at udsætte det hele til i morgen. Her får du en række fif: 

• Organiser dit arbejde og dit arbejdssted, så du ikke spilder tid på at lede efter ting (dette kan sagtens tage mindst en dag). Tag fx kontoret med stakkevis af papirer: Ryd det hele på gulvet, og start fra en ende.
• Brug tre bakker: En indbakke til nyt materiale. En "i gang"-bakke til de sager, du ikke kan afslutte lige nu, fordi du mangler oplysninger. Og en ud-bakke til de papirer, du er færdig med.
• Planlæg. Brug 2-4 timer hver fredag på at planlægge næste uges arbejde. Og brug så 10 min. hver morgen på at skrive en huskeliste for dagen. Brug 10 minutter efter frokost til at justere den. Afsæt også tid på planen til rutineopgaver: Post, småmøder, opfølgning af sager etc.
• Laver du bunker af papir, som du ikke lige ved, hvad du skal stille op med, og derfor flytter rundt på, hver gang de er i vejen, så skriv også bunkerne på din arbejdsplan. Beslut dig for, hvornår du vil gennemgå dem, afsæt tid på planen, og læg så bunkerne i dit arkiv/din skuffe, og tag dem først frem, når planen fortæller dig, du skal.
• Skil dig af med uvanen at udsætte. Gør tingene straks, de dukker op, så du kun skal arbejde med tingene én gang. Et eks.: Når dagsplanen fortæller, at du skal gennemgå din post, tager du en ting ad gangen, læser det og gør op med dig selv, om du skal bruge det, eller om det skal i papirkurven. Kun hvis en opgave vil tage flere timer, skal du afsætte tid til den på din tidsplan - og gøre det, når tid er.
• Indøv rutiner: Lær dig selv at bundte rutinearbejde. Det kan være at arkivere én gang om dagen i stedet for at lægge på plads og sætte i mapper mange gange hver dag. Det kan være at samle e-mails/telefonbeskeder/breve og kun besvare dem en eller to gange dagligt.
• Bekæmp afbrydelser: Tving dig til at færdiggøre opgaver, før du går i gang med en ny. Lad fx dagens post ligge, til du er færdig med din opgave.

Gør det til en vane at vedligeholde dit system ved daglig oprydning og kvart- eller halvårlig gennemgang af arkiver/mapper